Naším cílem vždy bylo nabídnout co nejefektivnější způsob doručování zásilek s právní jistotou a za rozumnou cenu. Doteď jsme kombinovali rychlé elektronické doručování s možností záložního doručení klasickou poštou. Nyní přidáváme další důležitý mezistupeň – automatické doručování do datových schránek.
Proč jsme přidali doručování do datových schránek?
Datové schránky jsou v České republice stále rozšířenějším nástrojem pro oficiální elektronickou komunikaci. Mnoho firem, živnostníků a postupně i fyzických osob je má aktivované. Doručení do datové schránky má stejnou právní váhu jako doporučený dopis, ale je výrazně rychlejší a levnější.
Vyšší míra doručitelnosti
Přidáním datové schránky jako mezistupně mezi e-mailem a poštou výrazně zvyšujeme šanci, že zásilka bude úspěšně doručena elektronickou cestou.
Právní jistota
Doručení do datové schránky má ze zákona stejnou právní váhu jako doporučený dopis s dodejkou. Máte 100% jistotu, že zásilka byla doručena.
Další úspora nákladů
Doručení do datové schránky je výrazně levnější než klasická pošta (10 Kč vs. 73 Kč za doporučený dopis a další náklady na tisk a obálkování dopisu).
Jak funguje nový proces doručování?
Náš systém nyní nabízí třístupňový proces doručování, který maximalizuje šanci na úspěšné elektronické doručení a minimalizuje náklady:
1. Elektronické doručení
Nejprve se systém pokusí doručit zásilku elektronicky. Příjemce obdrží e-mailem odkaz, přes který může potvrdit převzetí zásilky a stáhnout si dokumenty v ní obsažené. Většina příjemců (až 80 %) si zásilky vyzvedne touto cestou.
2. Doručení do datové schránky
Pokud příjemce nepotvrdí převzetí zásilky ve stanovené lhůtě (obvykle 7 dní), systém automaticky zkontroluje, zda má zásilka vyplněno id datové schránky příjemce. Pokud ano, zásilka je do ní odeslána.
3. Doručení poštou
Pouze pokud se nepodaří doručit zásilku elektronicky ani přes datovou schránku, přichází na řadu klasická pošta. Dokumenty ze zásilky jsou vytištěny, obálkovány a odeslány jako doporučený dopis.
Kolik ušetříte s novým systémem doručování?
Pojďme si ukázat konkrétní příklad úspory při doručování dokumentů pro SVJ s 50 byty:
Kalkulace úspory s datovými schránkami
Předpokládejme, že:
- 80 % příjemců (40 osob) si vyzvedne dokument elektronicky
- 10 % příjemců (5 osob) má datovou schránku
- 10 % příjemců (5 osob) vyžaduje doručení poštou
Tip pro maximální efektivitu
Pro doručení do datové schránky je seznam přípustných formátů dokumentů uveden v příloze č. 3 vyhlášky č. 194/2009 Sb.. Nicméně preferovaný formát dokumentů je PDF z důvodu maximální univerzálnosti - včetně možnosti fyzického doručování poštou (ideálně ve specifikaci PDF/A, nešifrovaný, s povoleným tiskem, formát stránky A4 - 210 x 297 mm).
Cenová politika pro doručování do datových schránek
Naší snahou je udržet cenovou politiku co nejtransparentnější a nejjednodušší:
- Základní cena hybridní zásilky zůstává 6,90 Kč - tato cena zahrnuje přípravu dokumentu, kontrolu adres a správu celého procesu doručování.
- Poplatek za odeslání do datové schránky 10 Kč - tento poplatek je účtován provozovatelem datových schránek a je přeúčtován odesílateli pouze v případě, že dojde k reálnému odeslání do datové schránky.
- Poštovní doručení - v případě, že zásilku nelze doručit elektronicky ani datovou schránkou, účtujeme standardní poplatky za hybridní poštu dle aktuálního ceníku.
Důležité je, že platíte pouze za skutečně využité služby. Pokud příjemce potvrdí převzetí elektronicky, neplatíte nic za datovou schránku ani poštu.
Na co si dát pozor
Přestože doručení do datové schránky je výrazně levnější než klasická pošta, stále se jedná o zpoplatněnou službu. Proto doporučujeme:
- Nastavit dostatečně dlouhou lhůtu pro vyzvednutí e-mailem (alespoň 7 dní), abyste maximalizovali počet elektronických doručení.
- Zvážit, zda pro méně důležité dokumenty nepotřebujete pouze elektronické doručení bez záložních variant.
- Upozornit příjemce, že pro doručení do datové schránky musí mít povolený příjem Poštovních datových zpráv (PDZ). Bez tohoto nastavení nebude možné zásilku doručit touto cestou.
Závěr: Komplexní řešení pro všechny typy doručování
Přidáním datových schránek do našeho systému doručování jsme vytvořili skutečně komplexní řešení, které pokrývá všechny moderní způsoby doručování dokumentů. Kombinace e-mailu, datové schránky a klasické pošty zajišťuje:
- Maximální míru doručitelnosti - vaše zásilky se dostanou ke všem příjemcům
- Právní jistotu - u každé zásilky máte důkaz o odeslání nebo i převzetí či doručení
- Optimalizaci nákladů - využíváte vždy nejlevnější možný způsob doručení
- Úsporu času - celý proces probíhá automaticky bez nutnosti vašeho zásahu
Věříme, že nová funkce doručování do datových schránek ještě více zefektivní vaši komunikaci a přinese další úspory nákladů i času.